Què ha de dir una acta d'assemblea perquè serveixi d'alguna cosa
L'acta és l'única prova que una decisió es va prendre. Sense acta, l'acord de pujar la quota, canviar la junta o demanar un préstec no existeix per a ningú de fora de la sala. I les actes que fallen no solen fallar per la redacció: fallen perquè hi falta un dada que el dia que es necessita ja no es pot recuperar.
El mínim que hi ha de constar
- Quina assemblea és: ordinària o extraordinària.
- Data, hora i lloc, i si es fa presencial, telemàtica o mixta.
- Qui la convoca i com, amb l'antelació que diguin els estatuts.
- L'ordre del dia, tal com es va convocar.
- Qui hi assisteix: el nombre de socis presents i representats, i si es va assolir el quòrum.
- Els acords, un per un, amb el resultat de la votació (a favor, en contra, abstencions).
- Qui signa: normalment la secretaria, amb el vistiplau de la presidència.
Els tres errors que costen més cars
Escriure-la mesos després. L'acta es redacta amb la reunió fresca. Si es deixa per al desembre, el que queda és el record de qui la redacta, i els números concrets —quants van votar què— s'han perdut.
No dir si hi havia quòrum. Un acord pres sense el quòrum que demanen els estatuts es pot impugnar. Si l'acta no diu quanta gent hi havia, no es pot demostrar que n'hi havia prou.
Resumir massa els acords. "S'aprova el pressupost" és insuficient. El que s'ha d'entendre anys després és què es va aprovar exactament: quin pressupost, de quin import, amb quines modificacions si n'hi va haver.
L'ordre del dia mana
Un acord sobre una cosa que no era a l'ordre del dia és atacable. Si a la reunió surt un tema important que ningú havia previst, la manera neta és recollir-lo com a proposta per a la propera assemblea, no votar-lo allà mateix. Les urgències que es voten fora de l'ordre del dia són les que després es discuteixen.
Assemblees telemàtiques i mixtes
Des que s'han normalitzat, l'acta ha de dir com es va garantir la identitat de qui votava i com es va comptar. No cal un paràgraf llarg: n'hi ha prou amb dir per quin mitjà es va fer, com es van identificar els assistents i com es van recollir els vots. El que no pot ser és que l'acta d'una assemblea per videotrucada sigui idèntica a la d'una presencial.
El llibre d'actes
Les actes no viuen soltes en una carpeta: van a un llibre d'actes, en ordre i sense forats. Si falta l'acta d'una assemblea, la falta es nota, i aquell any queda sense explicació. Val la pena revisar un cop l'any que hi són totes, incloses les de les reunions de junta si els vostres estatuts també les demanen.
Un consell pràctic
Prepareu l'esborrany abans de la reunió, amb tot el que ja se sap: tipus d'assemblea, data, convocatòria, ordre del dia. Durant la reunió només cal anar omplint els acords i els vots. Acabada l'assemblea, l'acta ja està gairebé escrita, i és quan encara recordeu els detalls.
I quan estigui aprovada, deseu-la en un format que d'aquí a deu anys es pugui obrir. Un PDF signat serveix; un fitxer d'un programa que ja no existeix, no.