Blog de Tesora: gestió d’associacions
Articles sobre quotes, remeses SEPA, subvencions i tot el que porta la tresoreria d’una associació petita.
Què ha de portar un mandat SEPA de soci perquè el banc no el tombi
Per passar un rebut pel compte d'un soci no n'hi ha prou de tenir el seu IBAN: fa falta que ell us hagi autoritzat a cobrar-hi, i aquesta autorització té un nom i un format. Es diu mandat SEPA i és el document que el banc us pot demanar el dia que algú discuteixi un càrrec. Si no el teniu, el càrrec es retorna i el diner torna al soci.
Un rebut retornat: què vol dir cada codi i què s'ha de fer
Passar una remesa no vol dir haver cobrat. Uns dies després, el banc pot tornar-vos alguns rebuts amb un codi de tres o quatre lletres que no diu gaire a primera vista. Saber què significa cadascun canvia la resposta: n'hi ha que es resolen repetint el cobrament i n'hi ha que demanen trucar al soci abans de tornar-ho a intentar.
Quotes impagades: com reclamar-les sense trencar la relació
En una entitat de voluntaris, qui deu una quota no és un client: és el pare d'una nena de l'equip, la veïna que porta vint anys al cor o el cosí de qui presideix. Per això reclamar incomoda tant, i per això la majoria de juntes ho van deixant fins que el forat és gros i la conversa, difícil.
El llibre de socis: què és, què hi ha de constar i com tenir-lo al dia
Tota associació ha de tenir una relació actualitzada dels seus socis. No és una recomanació de bones pràctiques: és una obligació que ve de la llei d'associacions, al costat dels llibres de comptes i del llibre d'actes. I és, probablement, el document que més entitats tenen a mitges.
Què ha de dir una acta d'assemblea perquè serveixi d'alguna cosa
L'acta és l'única prova que una decisió es va prendre. Sense acta, l'acord de pujar la quota, canviar la junta o demanar un préstec no existeix per a ningú de fora de la sala. I les actes que fallen no solen fallar per la redacció: fallen perquè hi falta un dada que el dia que es necessita ja no es pot recuperar.
Canvi de junta: què s'ha de traspassar perquè el relleu no comenci de zero
El relleu d'una junta sol anar bé el dia de l'assemblea i malament les setmanes següents. No perquè ningú actuï de mala fe, sinó perquè bona part del que feia falta per portar l'entitat no era escrit enlloc: era al cap de qui plega.
Justificar una subvenció municipal sense arribar tard
Una subvenció no s'acaba el dia que us la concedeixen: s'acaba el dia que la justifiqueu bé. I la majoria d'entitats que en perden una no la perden per haver fet malament l'activitat, sinó per arribar tard a la justificació o per presentar factures que no encaixen amb el que es va demanar.
Tancar l'exercici d'una entitat: què vol dir i per on es comença
Tancar l'exercici no és només sumar el que ha entrat i el que ha sortit. És deixar l'any congelat: dir quins números són els bons, aprovar-los a l'assemblea i que a partir d'aquell dia ningú no els toqui. La part comptable és la fàcil; la que costa és l'ordre.
Les dades dels socis: què podeu guardar i què heu de poder demostrar
Una entitat petita tracta dades personals com qualsevol empresa: noms, telèfons, comptes bancaris i, molt sovint, dades de menors. Que ho faci gent voluntària i sense sou no canvia les obligacions. La bona notícia és que amb quatre coses ben fetes se'n cobreix la major part.
Quan un full de càlcul deixa de ser suficient per portar una entitat
Gairebé totes les entitats petites comencen amb un full de càlcul, i fan bé: és gratuït, tothom el sap fer servir i per a trenta socis funciona. El problema no és el full: és que arriba un punt en què el que costa no és guardar les dades, sinó tornar-les a trobar i demostrar-les.
Els cinc errors més comuns quan prepares la teva primera remesa SEPA
La primera remesa és el moment en què una entitat deixa de cobrar les quotes en efectiu o amb transferències soltes i comença a passar els rebuts pel banc de debò. És també on apareixen la majoria d'errors, perquè el format SEPA és estricte i el banc no avisa amb temps: simplement rebutja el fitxer o retorna els rebuts un per un.
