Què ha de portar un mandat SEPA de soci perquè el banc no el tombi
Per passar un rebut pel compte d'un soci no n'hi ha prou de tenir el seu IBAN: fa falta que ell us hagi autoritzat a cobrar-hi, i aquesta autorització té un nom i un format. Es diu mandat SEPA i és el document que el banc us pot demanar el dia que algú discuteixi un càrrec. Si no el teniu, el càrrec es retorna i el diner torna al soci.
Els set camps que no hi poden faltar
Un mandat vàlid porta sempre:
- El nom de qui cobra (l'entitat) i el seu identificador de creditor, que no és el NIF: es calcula a partir del NIF amb un dígit de control i un sufix.
- Una referència única del mandat. Cada soci té la seva i no es repeteix mai, ni tan sols si aquell soci es dona de baixa i torna anys després.
- El nom del soci tal com consta al seu banc.
- El seu IBAN.
- El tipus: recurrent (la quota de cada any) o únic (un cobrament i prou).
- Lloc i data de signatura.
- La signatura del titular del compte, que no sempre és el soci: als menors sol ser el pare, la mare o el tutor.
Aquest últim punt és el que genera més embolics. Si el compte és del tutor, qui signa és el tutor i el nom del mandat ha de ser el seu, encara que el soci sigui el fill.
Recurrent o únic: no és el mateix
Un mandat recurrent serveix per cobrar cada temporada sense tornar a demanar res. Un mandat únic es gasta amb el primer càrrec: si l'any següent hi torneu a passar un rebut, el banc el rebutja.
La primera vegada que cobreu un mandat recurrent, el rebut va marcat com a FRST; els següents, com a RCUR. Confondre-ho és una de les causes de rebuig més freqüents, i té una trampa: si un FRST es retorna, el mandat segueix sent FRST i el següent intent també ho ha de ser.
Com recollir-los sense perseguir ningú
La manera clàssica és imprimir el paper, fer-lo signar a l'assemblea i guardar-lo en una carpeta. Funciona, però té dos problemes: els que no venen a l'assemblea, i que l'IBAN escrit a mà s'ha de teclejar després, amb el risc d'error que això té.
L'alternativa és enviar a cada soci un enllaç perquè hi posi ell mateix l'IBAN. El soci el rep per correu, omple les seves dades des del mòbil i la signatura queda registrada amb data i hora. S'estalvia la transcripció, i amb ella la majoria d'errors de dígit.
Quant de temps val un mandat
Un mandat no caduca per data, però sí per desús: si passen 36 mesos sense cap cobrament, deixa de ser vàlid i cal tornar-ne a demanar un de nou. És una situació més habitual del que sembla en entitats que van deixar de cobrar quotes durant una temporada i les recuperen després.
Mentre estigui en ús, s'ha de poder recuperar. No cal tenir-lo imprès, però sí saber on és i què hi deia.
Els errors que veiem més
- Reutilitzar la referència d'un soci que es va donar de baixa. Ha de ser una de nova.
- Cobrar amb un mandat únic com si fos recurrent.
- Un IBAN que no és del signant: si el compte és del tutor, el mandat és del tutor.
- No guardar la data de signatura, que és el que demostra que l'autorització és anterior al cobrament.
Si porteu els socis en un full de càlcul, val la pena tenir una columna per a la referència del mandat, una altra per al tipus i una altra per a la data de la signatura. I comprovar-les abans de generar cada remesa, no després que el banc us la torni.