Quotes impagades: com reclamar-les sense trencar la relació
En una entitat de voluntaris, qui deu una quota no és un client: és el pare d'una nena de l'equip, la veïna que porta vint anys al cor o el cosí de qui presideix. Per això reclamar incomoda tant, i per això la majoria de juntes ho van deixant fins que el forat és gros i la conversa, difícil.
La bona notícia és que la incomoditat baixa molt si es reclama aviat, poc i sempre igual.
Primer, separeu els tres casos
No tots els impagaments són el mateix:
- El descuit. El rebut va tornar per fons insuficients un mes complicat. Es resol amb un avís i sol pagar-se la mateixa setmana.
- El canvi de dades. El compte és tancat i ningú no ho havia dit. No és un deute: és un tràmit.
- La decisió. La persona no vol continuar i no ho ha dit. Això no es resol insistint: es resol parlant-hi una vegada.
Tractar els tres igual és el que fa que el primer se senti perseguit i el tercer no es doni mai de baixa.
La regla del termini curt
Quan un rebut torna, l'avís ha de sortir aquella setmana, no al cap de tres mesos. Dues raons: la persona encara recorda què passava aquell mes, i l'import encara és una quota, no tres. Reclamar 40 € és una conversa; reclamar 120 € és un problema.
Escriviu-ho una vegada i feu-ho servir sempre
El text de l'avís no s'improvisa cada cop. Una entitat funciona millor amb un avís únic que digui, en aquest ordre:
- Què ha passat (el rebut de la quota de X no ha entrat).
- Per què pot haver passat (sense acusar ningú).
- Què cal fer (pagar per transferència, actualitzar l'IBAN o avisar si es vol donar de baixa).
- A qui escriure si hi ha un problema.
El to importa: la mateixa frase pot sonar a recordatori o a advertiment, i en una entitat de 80 socis això es nota a l'assemblea següent.
No l'envieu cada setmana
Un recordatori cada set dies no accelera el pagament i sí que crema la relació. Un ritme raonable és avisar, esperar un parell de setmanes, avisar una segona vegada i, si segueix sense resposta, trucar. La trucada resol en tres minuts el que deu correus no resolen.
Decidiu abans què fa la junta amb qui no paga
Aquesta és la part que ningú no vol escriure i que ho arregla tot. Els estatuts de moltes entitats diuen què passa amb un soci que no està al corrent —si perd el dret de vot, si causa baixa, en quin termini—, i moltes juntes no ho han llegit mai. Si no hi diu res, val la pena que l'assemblea ho acordi i quedi en acta.
Tenir-ho escrit treu la decisió de les mans de qui ha de trucar. Ja no és "la tresorera t'ha donat de baixa": és el que es va acordar per a tothom.
Què no fer
- Publicar la llista. Mai. Ni a l'assemblea, ni al grup de WhatsApp, ni al tauler.
- Deixar-ho córrer un any. El deute creix i el dia que es reclama és impossible de cobrar.
- Cobrar dos rebuts junts sense avisar. Un càrrec doble inesperat és la manera més ràpida que et tornin els dos.
I porteu-ne el compte
Sembla obvi i no ho és: qui deu què, des de quan i quin avís se li ha enviat. Si això viu al cap de la tresorera, es perd el dia que la tresorera plega. Si viu escrit, la junta següent ho recull sense haver de reconstruir res.