Blog de Tesora: gestión de asociaciones
Artículos sobre cuotas, remesas SEPA, subvenciones y todo lo que lleva la tesorería de una asociación pequeña.
Qué debe llevar un mandato SEPA de socio para que el banco no lo tumbe
Para pasar un recibo por la cuenta de un socio no basta con tener su IBAN: hace falta que os haya autorizado a cobrar en ella, y esa autorización tiene nombre y formato. Se llama mandato SEPA y es el documento que el banco os puede pedir el día que alguien discuta un cargo. Si no lo tenéis, el cargo se devuelve y el dinero vuelve al socio.
Un recibo devuelto: qué significa cada código y qué hay que hacer
Pasar una remesa no significa haber cobrado. Unos días después, el banco puede devolveros algunos recibos con un código de tres o cuatro letras que no dice gran cosa a primera vista. Saber qué significa cada uno cambia la respuesta: los hay que se resuelven repitiendo el cobro y los hay que piden llamar al socio antes de volver a intentarlo.
Cuotas impagadas: cómo reclamarlas sin romper la relación
En una entidad de voluntarios, quien debe una cuota no es un cliente: es el padre de una niña del equipo, la vecina que lleva veinte años en el coro o el primo de quien preside. Por eso reclamar incomoda tanto, y por eso la mayoría de juntas lo va dejando hasta que el agujero es grande y la conversación, difícil.
El libro de socios: qué es, qué debe constar y cómo tenerlo al día
Toda asociación debe tener una relación actualizada de sus socios. No es una recomendación de buenas prácticas: es una obligación que viene de la ley de asociaciones, junto con los libros de cuentas y el libro de actas. Y es, probablemente, el documento que más entidades tienen a medias.
Qué debe decir un acta de asamblea para que sirva de algo
El acta es la única prueba de que una decisión se tomó. Sin acta, el acuerdo de subir la cuota, cambiar la junta o pedir un préstamo no existe para nadie de fuera de la sala. Y las actas que fallan no suelen fallar por la redacción: fallan porque les falta un dato que el día que se necesita ya no se puede recuperar.
Cambio de junta: qué hay que traspasar para que el relevo no empiece de cero
El relevo de una junta suele ir bien el día de la asamblea y mal las semanas siguientes. No porque nadie actúe de mala fe, sino porque buena parte de lo que hacía falta para llevar la entidad no estaba escrito en ningún sitio: estaba en la cabeza de quien lo deja.
Justificar una subvención municipal sin llegar tarde
Una subvención no se acaba el día que os la conceden: se acaba el día que la justificáis bien. Y la mayoría de entidades que pierden una no la pierden por haber hecho mal la actividad, sino por llegar tarde a la justificación o por presentar facturas que no encajan con lo que se pidió.
Cerrar el ejercicio de una entidad: qué significa y por dónde se empieza
Cerrar el ejercicio no es solo sumar lo que ha entrado y lo que ha salido. Es dejar el año congelado: decir qué números son los buenos, aprobarlos en la asamblea y que a partir de ese día nadie los toque. La parte contable es la fácil; la que cuesta es el orden.
Los datos de los socios: qué podéis guardar y qué tenéis que poder demostrar
Una entidad pequeña trata datos personales como cualquier empresa: nombres, teléfonos, cuentas bancarias y, muy a menudo, datos de menores. Que lo haga gente voluntaria y sin sueldo no cambia las obligaciones. La buena noticia es que con cuatro cosas bien hechas se cubre la mayor parte.
Cuándo una hoja de cálculo deja de bastar para llevar una entidad
Casi todas las entidades pequeñas empiezan con una hoja de cálculo, y hacen bien: es gratis, todo el mundo la sabe usar y para treinta socios funciona. El problema no es la hoja: es que llega un punto en que lo que cuesta no es guardar los datos, sino volver a encontrarlos y demostrarlos.
Los cinco errores más comunes al preparar tu primera remesa SEPA
La primera remesa es el momento en que una entidad deja de cobrar las cuotas en efectivo o con transferencias sueltas y empieza a pasar los recibos por el banco de verdad. Es también donde aparecen la mayoría de errores, porque el formato SEPA es estricto y el banco no avisa con tiempo: simplemente rechaza el fichero o devuelve los recibos uno a uno.
