Cerrar el ejercicio de una entidad: qué significa y por dónde se empieza

Cerrar el ejercicio no es solo sumar lo que ha entrado y lo que ha salido. Es dejar el año congelado: decir qué números son los buenos, aprobarlos en la asamblea y que a partir de ese día nadie los toque. La parte contable es la fácil; la que cuesta es el orden.

El ejercicio no siempre va de enero a diciembre

Muchas entidades tienen el año natural, pero hay muchas otras que no. Un coro, un club de base o una escuela de música viven por temporadas: de septiembre a julio. Si vuestra actividad va por temporada y las cuentas van por año natural, cada asamblea explica media temporada y la comparación entre años no significa nada.

Vale la pena decidirlo una vez, dejarlo en acta y mantenerlo. Cambiarlo cada dos años es lo que hace imposible comparar.

Los seis pasos, en orden

1. Cerrad lo que todavía se mueve. Recibos pendientes, devoluciones no registradas, facturas que no han llegado. Un ejercicio con cosas a medias se cierra dos veces.

2. Cuadrad con el banco. El saldo de vuestras cuentas tiene que coincidir con el extracto a la fecha de cierre. Si no cuadra, la diferencia es siempre algo concreto: un recibo devuelto que no se apuntó, una comisión o un ingreso en efectivo que no llegó a la cuenta.

3. Revisad las subvenciones. Las concedidas y no cobradas, y las cobradas y no justificadas. Son las dos que aparecen como sorpresa al año siguiente.

4. Montad el resumen. Ingresos por origen (cuotas, subvenciones, actividades, otros) y gastos por categoría. Con eso ya se puede explicar el año en cinco minutos.

5. Escribid la memoria de actividades. Qué se ha hecho, cuánta gente ha participado, qué ha costado. No es burocracia: es el documento que os pedirán en la próxima subvención y el que la junta siguiente leerá para saber de dónde venís.

6. Aprobadlo en la asamblea y congeladlo. Una vez aprobadas, las cuentas de ese ejercicio no se modifican. Si después aparece un error, se corrige en el ejercicio siguiente, no reescribiendo el pasado.

Por qué "congelar" importa tanto

Porque si los números de un año aprobado se pueden tocar, el acta que los aprobaba deja de ser cierta. Cualquier herramienta que uséis debería permitiros bloquear un ejercicio cerrado, y cualquier hoja de cálculo debería guardarse en una copia que no se edite.

Esta es, de hecho, la prueba más sencilla para saber si lleváis bien las cuentas: si alguien puede abrir el fichero de hace dos años y cambiar una cifra sin que quede rastro, no las lleváis bien.

Las tres cosas que suelen faltar

• Las cuentas en efectivo. La caja de la barra de la fiesta mayor suele quedar fuera de la cuenta bancaria y, por tanto, fuera del resumen.
• Las cuotas cobradas por adelantado. Si en junio se cobra la temporada que empieza en septiembre, ese ingreso no es de este ejercicio.
• Las devoluciones posteriores al cierre. Un recibo que se devuelve en enero pero era de la cuota de diciembre.

Ninguna de las tres es grave si se sabe; las tres lo son si aparecen el año que viene.

Un calendario que funciona

• Un mes antes: pedir las facturas que faltan y avisar de los recibos pendientes.
• La semana antes: cuadrar con el banco y montar el resumen.
• En la asamblea: aprobar cuentas y memoria, y que conste en acta.
• Al día siguiente: guardar el PDF de las cuentas aprobadas en el mismo sitio donde están las actas.

Con ese orden, cerrar un ejercicio pasa de ser una semana perdida a una tarde.