Qué debe decir un acta de asamblea para que sirva de algo

El acta es la única prueba de que una decisión se tomó. Sin acta, el acuerdo de subir la cuota, cambiar la junta o pedir un préstamo no existe para nadie de fuera de la sala. Y las actas que fallan no suelen fallar por la redacción: fallan porque les falta un dato que el día que se necesita ya no se puede recuperar.

Lo mínimo que debe constar

• Qué asamblea es: ordinaria o extraordinaria.
• Fecha, hora y lugar, y si es presencial, telemática o mixta.
• Quién la convoca y cómo, con la antelación que digan los estatutos.
• El orden del día, tal como se convocó.
• Quién asiste: el número de socios presentes y representados, y si se alcanzó el quórum.
• Los acuerdos, uno por uno, con el resultado de la votación (a favor, en contra, abstenciones).
• Quién firma: normalmente la secretaría, con el visto bueno de la presidencia.

Los tres errores que salen más caros

Escribirla meses después. El acta se redacta con la reunión fresca. Si se deja para diciembre, lo que queda es el recuerdo de quien la redacta, y los números concretos —cuántos votaron qué— se han perdido.

No decir si había quórum. Un acuerdo tomado sin el quórum que piden los estatutos se puede impugnar. Si el acta no dice cuánta gente había, no se puede demostrar que había bastante.

Resumir demasiado los acuerdos. "Se aprueba el presupuesto" es insuficiente. Lo que se tiene que entender años después es qué se aprobó exactamente: qué presupuesto, de qué importe, con qué modificaciones si las hubo.

El orden del día manda

Un acuerdo sobre algo que no estaba en el orden del día es atacable. Si en la reunión sale un tema importante que nadie había previsto, la manera limpia es recogerlo como propuesta para la próxima asamblea, no votarlo allí mismo. Las urgencias que se votan fuera del orden del día son las que después se discuten.

Asambleas telemáticas y mixtas

Desde que se han normalizado, el acta tiene que decir cómo se garantizó la identidad de quien votaba y cómo se contó. No hace falta un párrafo largo: basta con decir por qué medio se hizo, cómo se identificó a los asistentes y cómo se recogieron los votos. Lo que no puede ser es que el acta de una asamblea por videollamada sea idéntica a la de una presencial.

El libro de actas

Las actas no viven sueltas en una carpeta: van a un libro de actas, en orden y sin huecos. Si falta el acta de una asamblea, la falta se nota, y ese año queda sin explicación. Vale la pena revisar una vez al año que están todas, incluidas las de las reuniones de junta si vuestros estatutos también las piden.

Un consejo práctico

Preparad el borrador antes de la reunión, con todo lo que ya se sabe: tipo de asamblea, fecha, convocatoria, orden del día. Durante la reunión solo hay que ir rellenando los acuerdos y los votos. Acabada la asamblea, el acta ya está casi escrita, y es cuando todavía recordáis los detalles.

Y cuando esté aprobada, guardadla en un formato que dentro de diez años se pueda abrir. Un PDF firmado sirve; un fichero de un programa que ya no existe, no.