Qué debe llevar un mandato SEPA de socio para que el banco no lo tumbe

Para pasar un recibo por la cuenta de un socio no basta con tener su IBAN: hace falta que os haya autorizado a cobrar en ella, y esa autorización tiene nombre y formato. Se llama mandato SEPA y es el documento que el banco os puede pedir el día que alguien discuta un cargo. Si no lo tenéis, el cargo se devuelve y el dinero vuelve al socio.

Los siete campos que no pueden faltar

Un mandato válido lleva siempre:

1. El nombre de quien cobra (la entidad) y su identificador de acreedor, que no es el NIF: se calcula a partir del NIF con un dígito de control y un sufijo.
2. Una referencia única del mandato. Cada socio tiene la suya y no se repite nunca, ni siquiera si ese socio se da de baja y vuelve años después.
3. El nombre del socio tal como consta en su banco.
4. Su IBAN.
5. El tipo: recurrente (la cuota de cada año) o único (un cobro y ya está).
6. Lugar y fecha de firma.
7. La firma del titular de la cuenta, que no siempre es el socio: en los menores suele ser el padre, la madre o el tutor.

Este último punto es el que genera más líos. Si la cuenta es del tutor, quien firma es el tutor y el nombre del mandato tiene que ser el suyo, aunque el socio sea el hijo.

Recurrente o único: no es lo mismo

Un mandato recurrente sirve para cobrar cada temporada sin volver a pedir nada. Un mandato único se gasta con el primer cargo: si al año siguiente le pasáis otro recibo, el banco lo rechaza.

La primera vez que cobráis un mandato recurrente, el recibo va marcado como FRST; los siguientes, como RCUR. Confundirlo es una de las causas de rechazo más frecuentes, y tiene una trampa: si un FRST se devuelve, el mandato sigue siendo FRST y el siguiente intento también tiene que serlo.

Cómo recogerlos sin perseguir a nadie

La manera clásica es imprimir el papel, hacerlo firmar en la asamblea y guardarlo en una carpeta. Funciona, pero tiene dos problemas: los que no van a la asamblea, y que el IBAN escrito a mano hay que teclearlo después, con el riesgo de error que eso tiene.

La alternativa es mandar a cada socio un enlace para que ponga él mismo el IBAN. El socio lo recibe por correo, rellena sus datos desde el móvil y la firma queda registrada con fecha y hora. Se ahorra la transcripción, y con ella la mayoría de errores de dígito.

Cuánto tiempo vale un mandato

Un mandato no caduca por fecha, pero sí por desuso: si pasan 36 meses sin ningún cobro, deja de ser válido y hay que pedir uno nuevo. Es una situación más habitual de lo que parece en entidades que dejaron de cobrar cuotas una temporada y las recuperan después.

Mientras esté en uso, tiene que poder recuperarse. No hace falta tenerlo impreso, pero sí saber dónde está y qué decía.

Los errores que vemos más

• Reutilizar la referencia de un socio que se dio de baja. Tiene que ser una nueva.
• Cobrar con un mandato único como si fuera recurrente.
• Un IBAN que no es del firmante: si la cuenta es del tutor, el mandato es del tutor.
• No guardar la fecha de firma, que es lo que demuestra que la autorización es anterior al cobro.

Si lleváis los socios en una hoja de cálculo, vale la pena tener una columna para la referencia del mandato, otra para el tipo y otra para la fecha de la firma. Y comprobarlas antes de generar cada remesa, no después de que el banco os la devuelva.