El libro de socios: qué es, qué debe constar y cómo tenerlo al día
Toda asociación debe tener una relación actualizada de sus socios. No es una recomendación de buenas prácticas: es una obligación que viene de la ley de asociaciones, junto con los libros de cuentas y el libro de actas. Y es, probablemente, el documento que más entidades tienen a medias.
Para qué sirve de verdad
Sobre el papel, sirve para que la administración o un juez puedan saber quién formaba parte de la entidad en una fecha concreta. En la práctica, sirve para tres cosas mucho más cotidianas:
- Saber quién vota en una asamblea y si hay quórum.
- Saber a quién se cobra la cuota de esta temporada.
- Poder demostrar cuándo entró o salió alguien el día que hay una discusión, que siempre llega.
Qué debe constar
Como mínimo, de cada socio:
- Nombre y apellidos y un número de socio que no se repita.
- Documento de identidad, si lo tenéis.
- Fecha de alta y, si procede, fecha de baja.
- Una manera de contactar: correo, teléfono o dirección.
- Si es menor, quién es su tutor legal.
Hay entidades que añaden la categoría, la sección, la cuerda o el equipo. Está bien, pero conviene no mezclar: esos datos son vuestros y os sirven para trabajar; los cinco de arriba son los que os van a pedir.
El error más común: borrar las bajas
Cuando alguien se da de baja, la tentación es borrar su fila. No lo hagáis. Un socio que estuvo tres temporadas y se fue tiene que seguir constando, con su fecha de baja. Si lo borráis, perdéis la respuesta a "¿quién era socio en 2023?", que es exactamente la pregunta que os harán.
Hay una excepción importante: si esa persona os pide que borréis sus datos personales (y tiene derecho a pedirlo), lo que se hace no es borrar la fila entera, sino anonimizarla. Se conservan el número, las fechas y el hecho de que hubo un socio; desaparecen el nombre, el documento y el contacto. Así se respeta el derecho de la persona sin romper la continuidad del libro ni la trazabilidad de los cobros que se le hicieron.
El número de socio
Parece un detalle y no lo es. El número tiene que ser único y no reutilizable: si el socio 47 se da de baja, el siguiente que entre no puede ser el 47. Reutilizarlo hace que dos años después no se sepa a cuál de los dos se refería un recibo o un acta.
Cómo tenerlo al día sin dedicarle los domingos
El libro no se rellena el día que os lo piden: se rellena cada vez que entra o sale alguien. Las dos rutinas que funcionan son:
- Dar de alta en el momento, con la fecha real, no la del día que os ponéis a ello.
- Revisarlo una vez al año, antes de la asamblea y antes de la primera remesa. Es el momento natural: necesitáis saber quién vota y a quién cobráis.
Si lo lleváis en una hoja de cálculo, como la mayoría, poned al menos una columna de fecha de alta y otra de fecha de baja, y no borréis filas nunca. Si lo lleváis en un programa, comprobad que sepa generarlo en PDF cuando os lo pidan y que no haya perdido a los socios antiguos por el camino.
Y el día que os lo pidan
Os lo pueden pedir en una inspección, en un conflicto interno o cuando pidáis una subvención. Lo que se presenta no es la hoja de cálculo: es una relación ordenada, con las fechas, cerrada a una fecha concreta. Vale la pena saber, antes de ese día, cómo se saca una copia.