Cuándo una hoja de cálculo deja de bastar para llevar una entidad

Casi todas las entidades pequeñas empiezan con una hoja de cálculo, y hacen bien: es gratis, todo el mundo la sabe usar y para treinta socios funciona. El problema no es la hoja: es que llega un punto en que lo que cuesta no es guardar los datos, sino volver a encontrarlos y demostrarlos.

Estas son las señales que suelen aparecer justo antes de que alguien acabe dedicándole los domingos.

Las cinco señales

1. Hay más de una versión del fichero. Una en el correo de la tesorera, otra en la carpeta compartida, una tercera que alguien se descargó en enero. Nadie sabe cuál manda.

2. Los datos del banco se copian a mano. Cada temporada se transcriben sesenta IBAN a otro documento para generar la remesa. Un dígito mal copiado devuelve un recibo, y la comisión la paga la entidad.

3. No se sabe quién debía qué. La hoja dice quién ha pagado este año, pero no cuándo volvió un recibo ni si se le avisó. Cuando alguien lo pregunta en la asamblea, la respuesta es "lo miro".

4. Los socios antiguos han desaparecido. Se borraron las filas de las bajas para tenerlo limpio, y ahora no se puede responder quién era socio hace tres años, que es lo que pide el libro de socios.

5. Todo depende de una persona. Si la tesorera lo deja, el relevo hereda un fichero que no entiende y un año de contexto que estaba en su cabeza.

Qué se gana de verdad

El cambio no va de informática: va de tres cosas muy concretas.

• No volver a teclear. El IBAN se escribe una vez y se usa cada temporada.
• Poder demostrar. Quién pagó, cuándo, con qué mandato y qué se hizo con un recibo devuelto.
• Que el relevo sea posible. La junta siguiente encuentra los datos y el rastro, no un fichero y una leyenda.

Qué cuesta

Vale la pena decirlo también. Cambiar tiene tres costes reales:

1. Limpiar los datos antes. Los duplicados, los nombres a medias y los IBAN antiguos no desaparecen solos: salen a la luz el día de la importación.
2. Una temporada de convivencia. La primera vez que se hace una remesa con la herramienta nueva, se revisa dos veces. Es normal.
3. Acordarlo en la junta. Si solo lo quiere la tesorera, vuelve a la hoja de cálculo al cabo de seis meses.

Cuándo no hace falta cambiar

Si sois veinte socios, cobráis en efectivo en la asamblea y no pedís subvenciones, una hoja de cálculo bien llevada es perfectamente razonable. El salto tiene sentido cuando hay domiciliaciones, subvenciones que justificar o relevos de junta, que son las tres cosas que la memoria de una persona no aguanta.

Cómo dar el salto sin sustos

• Exportad la hoja a CSV y miradla: sobran columnas y faltan fechas.
• Importad una temporada de prueba y comparad los totales con los vuestros.
• Haced la primera remesa en paralelo: generadla, revisadla y solo entonces mandadla al banco.
• Guardad la hoja antigua. No se borra: se jubila.

Y sobre todo, comprobad antes de empezar que lo que elijáis os deja llevároslo todo el día que queráis iros. Una herramienta que no exporta vuestros datos no es una herramienta: es una trampa.