Les dades dels socis: què podeu guardar i què heu de poder demostrar
Una entitat petita tracta dades personals com qualsevol empresa: noms, telèfons, comptes bancaris i, molt sovint, dades de menors. Que ho faci gent voluntària i sense sou no canvia les obligacions. La bona notícia és que amb quatre coses ben fetes se'n cobreix la major part.
Guardeu només el que feu servir
La pregunta útil no és "puc demanar això?", sinó "per a què ho necessito?". Si no sabeu respondre-ho, no ho demaneu.
- El DNI fa falta per a un certificat o per a una assegurança, no per a la llista de correu.
- L'IBAN fa falta si cobreu per domiciliació; si algú paga en efectiu, no.
- La data de naixement té sentit si hi ha categories per edat o si cal saber qui és menor.
- Una foto només si l'heu de publicar, i llavors amb el seu permís, que és un altre tema.
Cada camp que demaneu de més és un camp que heu de protegir, exportar quan us el demanin i esborrar quan toqui.
Els menors i els tutors
Aquí és on més entitats van coixes. Per sota dels catorze anys, el consentiment el dona el pare, la mare o el tutor legal, no el menor. Això vol dir dues coses pràctiques:
- La fitxa del menor ha de dir qui és el tutor i com contactar-hi.
- El consentiment s'ha de poder demostrar: quan es va donar i per a què.
Si porteu un equip infantil o una escola de música, aquesta és la part que us mirarien primer.
El dret a marxar i a endur-se les dades
Qualsevol soci us pot demanar dues coses, i les heu de poder fer:
- Una còpia de les seves dades, en un format que pugui llegir.
- Que les esborreu.
La segona té un matís important: no sempre es pot esborrar tot. Si aquella persona té rebuts cobrats, hi ha una traçabilitat comptable i bancària que s'ha de conservar. El que es fa llavors és anonimitzar: desapareixen el nom, el document i el contacte, i es conserven el número de soci, les dates i els imports. Així es respecta el dret sense falsejar els comptes ni el llibre de socis.
Val la pena tenir clar abans que us ho demanin com es fa una cosa i l'altra. Improvisar-ho amb una persona enfadada al telèfon no surt bé.
Qui hi té accés dins de l'entitat
Que algú sigui de la junta no vol dir que hagi de veure-ho tot. La persona que porta les activitats necessita la llista de qui hi va; no necessita els comptes bancaris. Repartir els permisos per feina no és desconfiança: és el que fa que, si un compte es compromet, no s'hi vegi tot.
I quan algú deixa la junta, traieu-li l'accés aquell dia. És el pas que més s'oblida.
Les eines que feu servir també compten
Si els socis viuen en un full de càlcul compartit amb enllaç públic, o en un grup de WhatsApp amb els telèfons de tothom, l'obligació segueix sent vostra. Les dues preguntes són: qui hi pot entrar i on són guardades. Si una eina no us sap respondre on són les dades i qui hi accedeix, aquesta és la resposta.
El mínim raonable
Si heu de començar per algun lloc, comenceu per aquí:
- Feu una llista del que guardeu i per a què.
- Traieu el que no feu servir.
- Poseu tutor i consentiment als menors.
- Reviseu qui té accés i traieu els que ja no hi són.
- Sapigueu com exportar i com anonimitzar un soci.
No és un projecte de sis mesos: és una tarda, i evita la conversa incòmoda del dia que algú us ho pregunti.