Tancar l'exercici d'una entitat: què vol dir i per on es comença

Tancar l'exercici no és només sumar el que ha entrat i el que ha sortit. És deixar l'any congelat: dir quins números són els bons, aprovar-los a l'assemblea i que a partir d'aquell dia ningú no els toqui. La part comptable és la fàcil; la que costa és l'ordre.

L'exercici no sempre va de gener a desembre

Moltes entitats tenen l'any natural, però n'hi ha moltes altres que no. Una coral, un club de base o una escola de música viuen per temporades: de setembre a juliol. Si la vostra activitat va per temporada i els comptes van per any natural, cada assemblea explica mitja temporada i la comparació entre anys no vol dir res.

Val la pena decidir-ho una vegada, deixar-ho en acta i mantenir-ho. Canviar-ho cada dos anys és el que fa impossible comparar.

Els sis passos, en ordre

1. Tanqueu el que encara es mou. Rebuts pendents, devolucions no registrades, factures que no han arribat. Un exercici amb coses a mitges es tanca dues vegades.

2. Quadreu amb el banc. El saldo dels vostres comptes ha de coincidir amb l'extracte a la data de tancament. Si no quadra, la diferència és sempre una cosa concreta: un rebut retornat que no es va apuntar, una comissió o un ingrés en efectiu que no va arribar al compte.

3. Reviseu les subvencions. Les concedides i no cobrades, i les cobrades i no justificades. Són les dues que apareixen com a sorpresa l'any següent.

4. Munteu el resum. Ingressos per origen (quotes, subvencions, activitats, altres) i despeses per categoria. Amb això ja es pot explicar l'any en cinc minuts.

5. Escriviu la memòria d'activitats. Què s'ha fet, quanta gent hi ha participat, què ha costat. No és burocràcia: és el document que us demanaran a la propera subvenció i el que la junta següent llegirà per saber d'on veniu.

6. Aproveu-ho a l'assemblea i congeleu-ho. Un cop aprovats, els comptes d'aquell exercici no es modifiquen. Si després apareix un error, es corregeix a l'exercici següent, no reescrivint el passat.

Per què "congelar" importa tant

Perquè si els números d'un any aprovat es poden tocar, l'acta que els aprovava deixa de ser certa. Qualsevol eina que feu servir hauria de permetre-us bloquejar un exercici tancat, i qualsevol full de càlcul hauria de guardar-se en una còpia que no s'editi.

Aquesta és, de fet, la prova més senzilla per saber si porteu bé els comptes: si algú pot obrir el fitxer de fa dos anys i canviar una xifra sense que quedi rastre, no els porteu bé.

Les tres coses que solen faltar

• Els comptes en efectiu. La caixa de la barra de la festa major sol quedar fora del compte bancari i, per tant, fora del resum.
• Les quotes cobrades per avançat. Si al juny es cobra la temporada que comença al setembre, aquest ingrés no és d'aquest exercici.
• Les devolucions posteriors al tancament. Un rebut que es torna al gener però era de la quota de desembre.

Cap de les tres és greu si se sap; totes tres ho són si apareixen l'any que ve.

Un calendari que funciona

• Un mes abans: demanar les factures que falten i avisar dels rebuts pendents.
• La setmana abans: quadrar amb el banc i muntar el resum.
• A l'assemblea: aprovar comptes i memòria, i que consti en acta.
• L'endemà: desar el PDF dels comptes aprovats al mateix lloc on hi ha les actes.

Amb aquest ordre, tancar un exercici passa de ser una setmana perduda a una tarda.