El llibre de socis: què és, què hi ha de constar i com tenir-lo al dia
Tota associació ha de tenir una relació actualitzada dels seus socis. No és una recomanació de bones pràctiques: és una obligació que ve de la llei d'associacions, al costat dels llibres de comptes i del llibre d'actes. I és, probablement, el document que més entitats tenen a mitges.
Per a què serveix de debò
Sobre el paper, serveix perquè l'administració o un jutge puguin saber qui formava part de l'entitat en una data concreta. A la pràctica, serveix per a tres coses molt més quotidianes:
- Saber qui vota a una assemblea i si hi ha quòrum.
- Saber a qui es cobra la quota d'aquesta temporada.
- Poder demostrar quan algú va entrar o sortir el dia que hi ha una discussió, que sempre arriba.
Què hi ha de constar
Com a mínim, de cada soci:
- Nom i cognoms i un número de soci que no es repeteixi.
- Document d'identitat, si el teniu.
- Data d'alta i, si s'escau, data de baixa.
- Una manera de contactar-hi: correu, telèfon o adreça.
- Si és menor, qui n'és el tutor legal.
Hi ha entitats que hi afegeixen la categoria, la secció, la corda o l'equip. Està bé, però convé no barrejar: aquestes dades són vostres i us serveixen per treballar; les cinc de dalt són les que us demanaran.
L'error més comú: esborrar les baixes
Quan algú es dona de baixa, la temptació és esborrar-ne la fila. No ho feu. Un soci que va estar tres temporades i va marxar ha de continuar constant, amb la seva data de baixa. Si l'esborreu, perdeu la resposta a "qui era soci el 2023?", que és exactament la pregunta que us faran.
Hi ha una excepció important: si aquella persona us demana que li esborreu les dades personals (i té dret a demanar-ho), el que es fa no és esborrar la fila sencera, sinó anonimitzar-la. Es conserven el número, les dates i el fet que hi va haver un soci; desapareixen el nom, el document i el contacte. Així es respecta el dret de la persona sense trencar la continuïtat del llibre ni la traçabilitat dels cobraments que se li van fer.
El número de soci
Sembla un detall i no ho és. El número ha de ser únic i no reutilitzable: si el soci 47 es dona de baixa, el següent que entri no pot ser el 47. Reutilitzar-lo fa que dos anys després no se sàpiga a quin dels dos es referia un rebut o una acta.
Com tenir-lo al dia sense dedicar-hi els diumenges
El llibre no s'omple el dia que us el demanen: s'omple cada vegada que entra o surt algú. Les dues rutines que funcionen són:
- Donar d'alta en el moment, amb la data real, no la del dia que us hi poseu.
- Revisar-lo un cop l'any, abans de l'assemblea i abans de la primera remesa. És el moment natural: necessiteu saber qui vota i a qui cobreu.
Si el porteu en un full de càlcul, com la majoria, poseu-hi almenys una columna de data d'alta i una de data de baixa, i no esborreu files mai. Si el porteu en un programa, comproveu que sàpiga generar-lo en PDF quan us el demanin i que no hagi perdut els socis antics pel camí.
I el dia que us el demanin
Us el poden demanar en una inspecció, en un conflicte intern o quan demaneu una subvenció. El que es presenta no és el full de càlcul: és una relació ordenada, amb les dates, tancada a una data concreta. Val la pena saber, abans d'aquell dia, com se'n treu una còpia.