Justificar una subvenció municipal sense arribar tard

Una subvenció no s'acaba el dia que us la concedeixen: s'acaba el dia que la justifiqueu bé. I la majoria d'entitats que en perden una no la perden per haver fet malament l'activitat, sinó per arribar tard a la justificació o per presentar factures que no encaixen amb el que es va demanar.

El document que mana són les bases

Cada convocatòria té les seves bases, i són elles les que diuen què cal presentar, en quin termini i en quin format. Abans de res, val la pena tenir-les impreses o guardades al mateix lloc que la documentació. Les tres dades que heu de subratllar el primer dia:

• La data límit de justificació. No és la del final de l'activitat.
• Quin percentatge cobreix la subvenció i si cal acreditar la resta de la despesa.
• Quines despeses s'admeten i quines no.

Comenceu a justificar el dia u

L'error clàssic és fer l'activitat, cobrar-la i posar-se a buscar factures tres setmanes abans del termini. Per llavors ja falten dues, el proveïdor no contesta i la del càtering es va perdre.

La rutina que funciona és senzilla: cada factura que arriba s'assigna a la subvenció en aquell moment, no al final. Amb dues dades n'hi ha prou —a quina subvenció va i quina part de l'import s'hi imputa— i això és el que evita la setmana de pànic.

Una despesa pot anar a dues subvencions

Sí, però no per l'import sencer a cada una. Si una factura de 600 € es reparteix entre dues convocatòries, el que es justifica en una són 400 i en l'altra 200, i ha de quedar clar. Imputar la mateixa despesa sencera dues vegades és el que fa que et reclamin els diners de tornada, i passa més per descuit que per mala fe.

Què sol demanar una justificació

Encara que cada convocatòria té la seva forma, gairebé totes demanen el mateix:

1. Una memòria de l'activitat: què es va fer, quan, quanta gent hi va participar.
2. Una relació de despeses, amb proveïdor, concepte, data i import.
3. Les factures, numerades i en l'ordre de la relació.
4. Sovint, els justificants de pagament (no n'hi ha prou amb la factura: cal demostrar que es va pagar).
5. A vegades, proves de la difusió: cartells, fotos, xarxes, on aparegui el logotip de qui subvenciona.

Aquest últim punt és el que més es descuida, i és el més fàcil: fer una foto del cartell el dia de l'acte costa deu segons; reconstruir-lo sis mesos després, no es pot.

Numereu les factures com les presenteu

La relació de despeses i les factures han d'anar en el mateix ordre i amb la mateixa numeració. Qui la revisa no coneix la vostra entitat: si la factura 7 de la llista és la quarta del muntó, el que fa és tornar-vos-ho tot.

Un calendari mínim

• Al concedir-la: apunteu la data límit al calendari, amb un avís un mes abans.
• Cada mes: reviseu que les factures d'aquella activitat estiguin assignades.
• Un mes abans: munteu la carpeta sencera i mireu què falta. Encara hi ha temps de demanar un duplicat.
• La setmana abans: reviseu-ho una segona persona. Els errors de suma es veuen molt millor des de fora.

Amb això, la justificació deixa de ser un problema i passa a ser un tràmit. I el que és més important: la propera convocatòria us la tornaran a concedir.